Printer vs. Multifunctional: Welke Past bij Uw Kantoor?

Twijfelt u tussen een printer en een multifunctioneel apparaat? Hier is wat u moet weten:

• Printers: Gericht op hoge kwaliteit printen, vaak goedkoper in aanschaf, maar minder veelzijdig. Ideaal voor zwart-wit of kleur printen bij hoge volumes.
• Multifunctionele apparaten: Combineren printen, scannen, kopiëren en faxen. Ruimtebesparend, veelzijdig en geschikt voor kantoren met verschillende behoeften.

Belangrijkste verschillen:

Samenvatting: Kies een printer als u alleen wilt printen en kosten wilt besparen. Kies een multifunctioneel apparaat als u meerdere functies nodig heeft en ruimte wilt besparen. Uw printvolume, kantoorruimte en budget bepalen de beste keuze.

Single-Function Printers

Belangrijkste kenmerken

Een single-function printer is speciaal gemaakt voor één taak: printen van hoge kwaliteit. Je kunt kiezen uit verschillende modellen, zoals inkjet- en laserprinters, die verkrijgbaar zijn in zowel zwart-wit als kleur. Doordat deze printers zich op één functie richten, leveren ze uitstekende printprestaties. Bovendien maakt de eenvoudige interface het gebruik makkelijk, vooral voor mensen die een eenvoudige bediening waarderen.

Voordelen

Single-function printers zijn ideaal in specifieke situaties. Function4 omschrijft het als volgt:

"Ideaal voor bedrijven die op zoek zijn naar toegewijde printoplossingen, bieden deze printers snelle output, uitzonderlijke printkwaliteit en zijn ze eenvoudig te bedienen, waardoor ze perfect zijn voor taken met een hoog printvolume."

Hoewel de aanschafprijs vaak lager is dan die van multifunctionele apparaten, kunnen de gebruikskosten hoger uitvallen. Hieronder een vergelijking die dit laat zien:

Het onderhoud van deze printers is vaak eenvoudiger en goedkoper. Dit komt doordat ze minder bewegende onderdelen hebben.

Nadelen

Single-function printers zijn puur gericht op printen. Voor andere taken, zoals scannen, kopiëren of faxen, heb je extra apparaten nodig. Dit brengt een aantal uitdagingen met zich mee:

• Meer ruimte nodig op kantoor
• Hogere totale energiekosten
• Extra kabels en aansluitingen

Daarnaast kunnen de kosten per pagina hoger zijn dan bij multifunctionele apparaten. Vooral kleurenprints zijn vaak drie tot vijf keer duurder dan zwart-witafdrukken. Bij sommige inkjetprinters wordt zelfs kleureninkt gebruikt voor zwart-witafdrukken, wat de kosten nog verder kan verhogen.

Deze beperkingen maken single-function printers minder veelzijdig in vergelijking met multifunctionele apparaten, die in de volgende sectie worden besproken.

All-in-One Printers

Beschikbare functies

All-in-one printers combineren printen, scannen, kopiëren en faxen in één apparaat, wat handig is voor een efficiënte werkplek. Deze apparaten bieden extra mogelijkheden zoals:

• Scannen naar e-mail
• Faxen vanaf een computer
• Verbinding met de cloud
• Mobiele toegang via apps

Met een automatische documentinvoer (ADF) kunnen meerdere pagina's snel worden verwerkt, inclusief dubbelzijdig scannen. Dit soort functionaliteit helpt de productiviteit op kantoor te verhogen.

Voordelen

All-in-one printers zijn ontworpen om verschillende kantoorbehoeften in één apparaat te verenigen. Sharp vat het samen met:

"All-in-one printers (ook bekend als multifunctionele laserprinters) brengen eenvoud naar uw kantoor door de kracht van een printer, kopieerapparaat, scanner en faxapparaat te integreren in één gestroomlijnd apparaat."

Vooral kleine en middelgrote bedrijven halen voordeel uit deze apparaten, met printsnelheden van 35 tot 50 pagina's per minuut.

Beperkingen

Hoewel all-in-one printers veel voordelen bieden, zijn er ook enkele nadelen:

1. Wachttijden bij intensief gebruik
   In drukke kantoren waar meerdere mensen dezelfde printer gebruiken, kunnen wachttijden ontstaan.
2. Technische problemen
   Het instellen van drivers voor meerdere apparaten kan ingewikkeld zijn. Bovendien kan een storing de werking van alle functies beïnvloeden.
3. Minder gespecialiseerd
   All-in-one printers zijn vaak minder goed in specifieke taken dan apparaten die voor één doel zijn ontworpen.

What is the Difference Between a Copier, Printer, and Multifunction Device?

sbb-itb-4bba9c6

Directe Vergelijking

Een directe vergelijking laat duidelijk de verschillen zien in aanschafprijs, printsnelheid, ruimtegebruik en onderhoudskosten tussen enkelvoudige printers en multifunctionele apparaten. Tegenwoordig kunnen moderne multifunctionele printers qua afdrukkwaliteit en snelheid goed concurreren met enkelvoudige printers.

Vergelijkingstabel

Deze specificaties helpen bij het bepalen welk type printer het beste past bij uw printvolume, beschikbare kantoorruimte en behoefte aan extra functies. Voor kleinere kantoren is een printsnelheid van 20–30 pagina's per minuut vaak voldoende, terwijl grotere bedrijven meestal 40+ pagina's per minuut nodig hebben. Een eenvoudige zwart-witprinter kost ongeveer €250, terwijl een professionele A3 multifunctionele kleurenprinter begint bij ongeveer €1.700. Laserprinters hebben vaak lagere kosten per afdruk, vooral voor zwart-witdocumenten, dankzij de hogere capaciteit van tonercartridges.

Belangrijke overwegingen voor optimale efficiëntie:

• Dagelijks printvolume
• Beschikbare kantoorruimte
• Extra functionaliteiten
• Totale gebruikskosten (inclusief verbruiksmaterialen)

"De Canon MFP is een uitstekend vervangend apparaat voor bedrijven die veel moeten printen. Door het robuuste ontwerp en moderne technologie kunnen grote printopdrachten gemakkelijk worden verwerkt. Het levert betrouwbare kwaliteit zonder snelheidsverlies." - BDS

De gegevens in deze vergelijking sluiten goed aan bij de eerder besproken vereisten voor efficiëntie en kostenbeheersing op kantoor. De Canon imageRUNNER- en imageCLASS-series zijn voorbeelden van multifunctionele apparaten die geschikt zijn voor intensief gebruik. Ze bieden hoge betrouwbaarheid, minimale uitvaltijd en kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in een grotere printervloot. Deze apparaten zijn net zo effectief als standalone printers en bieden extra veelzijdigheid.

Beslissingsfactoren

Printgebruikspatronen

Het printvolume en de soorten documenten die u maandelijks afdrukt, bepalen welke printer het beste bij uw behoeften past. Voor incidentele en lichte printtaken is een eenvoudige inktjetprinter meestal voldoende. Maar als u te maken heeft met hogere volumes, zoals in een druk kantoor, is een krachtigere printer nodig om efficiënt en betaalbaar te blijven werken.

Kantoorruimte

De beschikbare ruimte op kantoor speelt ook een rol bij uw keuze. Multifunctionele apparaten, die printen, scannen, kopiëren en faxen combineren, zijn ruimtebesparend. Voor kleinere kantoren is een compact model vaak een betere optie. Naast printvolume en ruimtegebruik is de financiële investering een belangrijk aandachtspunt.

"Een goede multifunctionele kantoorprinter, of zakelijke printer, is een printer die past bij de printbehoeften van jouw bedrijf." – 123zakelijk

Kostenanalyse

De totale kosten van een printer kunnen twee tot drie keer de aanschafprijs bedragen. Het is belangrijk om zowel directe kosten (zoals aanschaf, verbruiksmaterialen, onderhoud en energieverbruik) als indirecte kosten (zoals productiviteitsverlies, IT-ondersteuning en papierverbruik) mee te nemen in uw analyse.

Printers zoals de Canon MAXIFY GX-serie MegaTank kunnen helpen om de totale eigendomskosten met maar liefst 85% te verminderen. Voor grotere organisaties zijn Managed Print Services (MPS) een optie. Hiermee krijgt u voorspelbare maandelijkse kosten en een efficiënter tonergebruik.

De prijs voor een zakelijke zwart-wit desktop MFP ligt meestal tussen de €575 en €2.350. Kleurenvarianten zijn duurder en variëren van ongeveer €900 tot €3.000. Hoewel deze bedragen een flinke investering lijken, verdienen ze zich vaak terug door lagere operationele kosten en hogere productiviteit.

Uw Keuze Maken

Overzicht van Belangrijke Punten

Bij het kiezen van een printer is het slim om eerst uw kantoorbehoeften te analyseren. Laserprinters zijn een goede keuze voor grote volumes tekstdocumenten, omdat ze op de lange termijn goedkoper zijn per pagina. Voor gedetailleerde afbeeldingen en kleurendocumenten is een inkjetprinter beter geschikt.

Daarnaast bieden multifunctionele printers (MFP's) een handige alles-in-één oplossing. Ze combineren functies zoals scannen, kopiëren en faxen, waardoor ze ruimte besparen en losse apparaten overbodig maken. Moderne MFP's zijn bovendien compact en eenvoudig te verplaatsen.

Keuzegids

Hieronder vindt u een handige samenvatting van de belangrijkste criteria om de juiste printer te kiezen.

Werkstroomanalyse
Uw werkprocessen zijn een goede leidraad bij het kiezen van een printer. Wist u dat medewerkers gemiddeld 30% van hun werkdag besteden aan het beheren van documenten? Een efficiënt apparaat kan die tijd flink beperken.

• Kleine kantoren: Heeft u beperkte ruimte en een gemiddeld printvolume? Kies dan voor een compacte MFP die 35–50 pagina's per minuut kan printen. Dit type printer biedt een goede balans tussen functionaliteit en ruimtegebruik.
• Zwart-wit printen: Print u vooral zwart-wit documenten en heeft u weinig behoefte aan extra functies zoals scannen? Een enkelzijdige laserprinter is dan vaak de voordeligste keuze. Hoewel de aanschafprijs hoger kan zijn, zijn de kosten per pagina op de lange termijn lager.

Praktische tips

• Werkstroomanalyse: Voer een audit uit van uw documentbeheer.
• Energiezuinigheid: Kies voor een model met een ENERGY STAR-certificering om energie en kosten te besparen.
• Netwerkopties: Overweeg een printer met draadloze netwerkmogelijkheden voor eenvoudig gedeeld gebruik.

Voor grotere organisaties kunnen Managed Print Services (MPS) een extra voordeel bieden. Deze diensten helpen bij het stroomlijnen van processen en bieden meer controle en overzicht.

Met deze richtlijnen kunt u eenvoudiger de printer kiezen die perfect past bij uw kantoorbehoeften.

Gerelateerde blogberichten

• De 12 Essentiële Kantoorbenodigdheden voor Startups