Printpapier lijkt op het eerste gezicht simpel: je pakt een pak uit de kast en legt het in de lade. Toch maakt het type papier wel degelijk verschil, zowel voor de kwaliteit van je afdruk als voor de levensduur van je printer. In dit artikel lees je waar je op moet letten.
Papiergewicht: waarom het ertoe doet
Het gewicht van papier wordt uitgedrukt in gram per vierkante meter (g/m²). Standaard printpapier weegt meestal 80 g/m², wat prima werkt voor dagelijkse documenten, e-mails uitprinten of interne notities.
Voor iets representatievers, zoals offertes of visitekaartjes, ga je vaak naar 90 tot 120 g/m². Boven de 160 g/m² spreek je eigenlijk niet meer van papier, maar van karton, geschikt voor covers of stevige documenten.
Papierformaat: A4 versus andere maten
In Belgie is A4 (21 x 29,7 centimeter) verreweg het meest gebruikte formaat voor kantoordocumenten. Toch kom je soms ook A5, A3 of Letter-formaat tegen, vooral bij internationale documenten of specifieke drukwerktoepassingen.
Check altijd welk formaat je printer standaard ondersteunt, en of er een aparte lade nodig is voor afwijkende formaten.
Laserprinter of inkjetprinter: ander papier nodig?
Dit is een detail dat vaak over het hoofd wordt gezien. Papier voor een laserprinter (met toner) kan doorgaans iets gladder zijn, omdat de toner er met hitte op wordt gefixeerd. Papier voor een inkjetprinter (met een cartridge) moet juist iets absorberender zijn, zodat inkt niet uitloopt of vlekt.
De meeste standaard kantoorpapieren werken prima op beide types printers, maar voor foto’s of hoogwaardige kleurendocumenten loont het om specifiek fotopapier te gebruiken, afgestemd op je type printer.
Gerecycleerd papier: een serieuze optie
Steeds meer bedrijven kiezen bewust voor gerecycleerd printpapier. De kwaliteit van moderne gerecycleerde papiersoorten is intussen nauwelijks te onderscheiden van gewoon papier, en het scheelt in je ecologische voetafdruk. Let bij aankoop op keurmerken zoals FSC of Blauwe Engel, die aangeven dat het papier op een verantwoorde manier geproduceerd is.
Papierverbruik verminderen
Naast het juiste papier kiezen, is minder printen natuurlijk ook een optie. Een paar simpele gewoontes:
- Print dubbelzijdig waar mogelijk
- Gebruik een kleiner lettertype voor interne documenten
- Bewaar documenten digitaal in plaats van uit te printen “voor de zekerheid”
Papier bewaren: vochtig papier is een probleem
Printpapier dat vocht heeft opgenomen, kan vastlopen in je printer of voor een slechtere afdrukkwaliteit zorgen. Bewaar je voorraad op een droge plek, bij voorkeur nog in de originele verpakking tot je het nodig hebt.
Hoeveel printpapier heb je nodig?
Voor een klein kantoor met een paar medewerkers is een doos van 5 pakken (2.500 vel) vaak voldoende voor enkele maanden. Print je veel, bijvoorbeeld in een omgeving met veel administratie, dan is het voordeliger om in bulk te bestellen.
Printpapier en de rest van je kantoororganisatie
Printpapier staat zelden op zichzelf. Bewaar je afgedrukte documenten netjes in ringmappen of hangmappen, zodat je overzicht houdt zodra het papier eenmaal door de printer is gegaan. En vergeet niet: het type papier heeft ook invloed op hoe lang je toner of cartridge meegaat, want ruw of te dun papier kan voor meer slijtage zorgen aan de printkop of fuser.
Waar het op neerkomt
Het juiste printpapier kiezen hangt af van je type printer, het doel van je afdruk en hoeveel waarde je hecht aan duurzaamheid. Voor de meeste dagelijkse kantoordocumenten volstaat standaard 80 g/m² papier, terwijl representatieve documenten wat baat hebben bij een zwaarder gewicht. Een kleine keuze, met best wat impact op de kwaliteit van je eindresultaat.