Info@, administratie@, hr@, facturatie@: bijna elke Vlaamse kmo werkt met een of meer gedeelde mailboxen. Het is een praktische oplossing. Iedereen in het team kan meelezen, niemand mist een bericht als een collega op vakantie is, en klanten hebben één vast adres dat nooit verandert. Maar juist die openheid maakt een gedeelde inbox kwetsbaar zodra er gevoelige documenten in binnenkomen. En dat gebeurt vaker dan de meeste organisaties beseffen.
Wat er allemaal in een gedeelde inbox belandt
Wie eens door de bijlagen van een algemene mailbox scrolt, schrikt vaak van wat er allemaal tussen zit. Een sollicitant stuurt zijn cv, diploma’s en soms zelfs een kopie van zijn identiteitskaart. Een klant stuurt een ingescand contract terug, met handtekening en rijksregisternummer. Een medewerker mailt een doktersattest naar hr@, omdat hij niet goed weet naar wie het anders moet. Een boekhouder stuurt loonfiches door naar administratie@. En een leverancier mailt zijn bankgegevens voor een gewijzigd rekeningnummer.
Al die bijlagen bevatten persoonsgegevens, en sommige zelfs gegevens die extra bescherming verdienen, zoals medische informatie of het rijksregisternummer. In een gedeelde mailbox kan iedereen met toegang die documenten openen, doorsturen of downloaden. Vaak blijven ze daar jarenlang staan, lang nadat iemand ze nog nodig heeft.
De risico’s op een rij
Te veel mensen hebben toegang. Toegang tot een gedeelde mailbox wordt meestal ruim verleend. De stagiair die de algemene inbox bijhoudt, ziet zo ook loonfiches en medische attesten. En wie uit dienst gaat, houdt soms nog weken toegang omdat niemand eraan denkt die in te trekken.
Niemand voelt zich verantwoordelijk. Bij een persoonlijke mailbox weet iedereen wie de eigenaar is. Bij een gedeelde mailbox is dat minder duidelijk. Daardoor ruimt niemand op en controleert niemand wie wat heeft doorgestuurd.
Gegevens blijven te lang bewaard. Onder de AVG mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor je ze hebt gekregen. Een cv van een sollicitant die drie jaar geleden is afgewezen, hoort niet meer in je mailbox te staan.
Doorsturen gaat te makkelijk. Eén klik en een bijlage staat in een privémailbox, bij een externe partij of bij de verkeerde collega. Zeker bij automatisch aanvullen van e-mailadressen gaat het snel mis.
Phishing en gehackte accounts. Gedeelde mailboxen zijn een geliefd doelwit voor cybercriminelen. Ze ontvangen veel bijlagen van onbekende afzenders, en medewerkers zijn gewend die te openen. Bovendien worden de wachtwoorden van gedeelde accounts vaak gedeeld en zelden gewijzigd. Wie zo’n account weet over te nemen, heeft in één keer toegang tot een schat aan persoonsgegevens.
Wat als het misgaat?
Komt een document met persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terecht, dan is er sprake van een datalek. Volgens de AVG moet je een datalek dat een risico vormt voor de betrokkenen binnen 72 uur melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Bij een hoog risico moet je ook de betrokkenen zelf informeren. Naast de administratieve rompslomp kan dat flinke schade toebrengen aan het vertrouwen van klanten en medewerkers.
Vier maatregelen die echt helpen
1. Scheid gevoelige stromen van algemene vragen. De gedeelde inbox is prima voor algemene vragen, offerteaanvragen en afspraken. Maar documenten met persoonsgegevens horen via een aparte, beveiligde route binnen te komen. Vermeld op je website en in je vacatureteksten duidelijk hoe sollicitanten en klanten gevoelige documenten moeten aanleveren.
2. Laat klanten en sollicitanten veilig aanleveren. Geef hen een link waarmee ze bestanden versleuteld kunnen uploaden, zonder dat ze een account hoeven aan te maken. Zo komt een document direct bij de juiste persoon terecht, en niet in een inbox waar het hele team bij kan. Met een oplossing om documenten veilig laten aanleveren regel je dat in een paar minuten. Zo’n link kun je ook in je e-mailhandtekening of op je contactpagina zetten.
3. Verstuur gevoelige stukken niet als gewone bijlage. Moet je zelf een contract, loonfiche of rapport versturen, kies dan voor veilig bestanden delen met versleuteling en verificatie van de ontvanger. De ontvanger moet dan eerst een code invoeren voordat hij het bestand kan openen. FileCap werkt bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit Outlook, zodat medewerkers niet hoeven te wennen aan een nieuw systeem, en bewaart de bestanden binnen Europa.
4. Spreek een bewaartermijn af en ruim regelmatig op. Leg vast hoe lang verschillende soorten documenten bewaard blijven, en wie verantwoordelijk is voor het opruimen. Plan bijvoorbeeld elk kwartaal een moment om oude bijlagen te verwijderen of naar een beveiligde archiefomgeving te verplaatsen.
Een paar snelle winsten
Naast deze vier maatregelen zijn er kleine stappen die je vandaag nog kunt zetten. Controleer wie er toegang heeft tot elke gedeelde mailbox en trek overbodige toegang in. Zet tweestapsverificatie aan op alle accounts. En maak een korte afspraak met je team: gevoelige bijlagen worden nooit doorgestuurd naar privéadressen.
Veelgestelde vragen
Mag een sollicitant zijn cv gewoon mailen?
Ja, maar als organisatie ben je verantwoordelijk voor wat je er daarna mee doet. Zorg dat het cv alleen zichtbaar is voor wie het nodig heeft, en verwijder het na afloop van de procedure, tenzij de sollicitant toestemming geeft om het langer te bewaren.
Is een wachtwoord op een zip-bestand niet genoeg?
Het is beter dan niets, maar in de praktijk wordt het wachtwoord vaak in dezelfde e-mail of in een tweede mail meegestuurd. Een oplossing met verificatie van de ontvanger is veiliger en gebruiksvriendelijker.
Samengevat
Een gedeelde inbox is een prima hulpmiddel voor algemene communicatie, maar geen veilige plek voor gevoelige documenten. Wie die stromen apart regelt, klanten een veilige manier biedt om documenten aan te leveren en zelf versleuteld verstuurt, beschermt de privacy van klanten en medewerkers en verkleint de kans op een datalek aanzienlijk.