Wil je starten als zelfstandige of een eenmanszaak oprichten? Dan heb je in de meeste gevallen een btw-nummer nodig. In dit artikel lees je hoe je dat aanvraagt, wat het kost, en of je misschien in aanmerking komt voor de vrijstellingsregeling.
Wat is een btw-nummer precies?
Een btw-nummer, ook wel ondernemingsnummer genoemd, identificeert je onderneming bij de Belgische belastingdienst. Het bestaat uit het voorvoegsel BE, gevolgd door 10 cijfers, bijvoorbeeld BE 0123.456.789. Dit nummer gebruik je op al je facturen en in je communicatie met de fiscus.
Wie heeft een btw-nummer nodig?
In principe iedereen die op regelmatige en zelfstandige basis een economische activiteit uitoefent, of dat nu in hoofdberoep of bijberoep is. Twijfel je nog tussen een eenmanszaak of een andere rechtsvorm? In beide gevallen heb je een actief btw-nummer nodig, tenzij je onder de vrijstellingsregeling valt.
Zo vraag je een btw-nummer aan
Je kan geen btw-nummer rechtstreeks bij de fiscus aanvragen. Dit verloopt via een erkend ondernemingsloket, zoals Liantis, Xerius, Acerta, Securex of Partena.
De stappen:
- Inschrijving in de KBO: eerst schrijf je je onderneming in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Dit gebeurt via het ondernemingsloket en geeft je een ondernemingsnummer.
- Activering als btw-nummer: hetzelfde ondernemingsloket activeert je nummer meteen ook als btw-nummer, tenzij je kiest voor de vrijstellingsregeling.
- Keuze van je btw-regeling: hier bepaal je of je onder het gewone btw-stelsel valt, of onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
Dit hele proces kan meestal binnen enkele dagen afgerond zijn, soms zelfs dezelfde dag als je alle documenten in orde hebt. Start je als zelfstandige in bijberoep, dan doorloop je exact dezelfde stappen als bij een hoofdberoep.
Wat kost het?
Reken op twee afzonderlijke kosten:
- KBO-inschrijving: een vast wettelijk tarief, momenteel iets meer dan 100 euro
- Activering van je btw-nummer: een beperkte administratieve kost, meestal rond de 60 euro exclusief btw
Deze kosten zijn trouwens zelf ook aftrekbaar als beroepskost.
Btw-plichtig of vrijstellingsregeling?
Dit is een belangrijke keuze bij de opstart. Verwacht je een jaaromzet onder 25.000 euro (exclusief btw)? Dan kom je in aanmerking voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
Voordelen van de vrijstellingsregeling
- Je hoeft geen periodieke btw-aangiftes in te dienen
- Je rekent geen btw aan aan je klanten
- Minder administratie
Nadelen van de vrijstellingsregeling
- Je kan de btw die je zelf betaalt op aankopen niet recupereren
- Overschrijd je de drempel van 25.000 euro, dan moet je onmiddellijk overstappen naar het gewone stelsel
Werk je vooral met particulieren en heb je weinig zakelijke kosten? Dan is de vrijstellingsregeling vaak interessant, want je facturen ogen goedkoper zonder btw erbovenop. Werk je vooral met btw-plichtige bedrijven en heb je aanzienlijke investeringen, dan is het gewone stelsel vaak voordeliger, omdat je dan wel btw kan aftrekken.
Maand- of kwartaalaangifte?
Kies je voor het gewone btw-stelsel, dan dien je periodiek een aangifte in. De meeste kleine ondernemingen doen dit per kwartaal. Pas bij een aanzienlijk hogere omzet, of in specifieke risicosectoren, geldt een verplichte maandaangifte. Je ondernemingsloket of boekhouder vertelt je welke regeling op jou van toepassing is.
Verkoop je ook in andere EU-landen?
Sinds 2025 is de vrijstellingsregeling uitgebreid naar andere EU-lidstaten. Blijft je totale omzet binnen de hele EU onder 100.000 euro, en blijf je in elk land onder de lokale drempel? Dan kan je de vrijstelling ook daar toepassen, via een aparte melding bij de Belgische fiscus. Je btw-nummer krijgt dan een extra achtervoegsel “EX”.
Kort samengevat
Een btw-nummer aanvragen doe je via een erkend ondernemingsloket, in combinatie met je KBO-inschrijving. Verwacht je een lage omzet, overweeg dan de vrijstellingsregeling om je administratie te vereenvoudigen. Twijfel je welke keuze het beste bij jouw situatie past? Een boekhouder helpt je graag verder, zeker als je ook internationaal wilt verkopen.
Dit artikel is met zorg samengesteld op basis van de geldende regels in Belgie. Tarieven en drempels kunnen wijzigen, check bij twijfel de website van FOD Financiën of je ondernemingsloket.