Van foto’s tot facturen: steeds meer bedrijfsgegevens verhuizen naar de cloud. Maar met tientallen aanbieders en steeds meer aandacht voor privacy, is de keuze niet altijd eenvoudig. In dit artikel lees je waar je op moet letten bij het kiezen van cloud opslag voor je bedrijf.
Waar moet je op letten?
- Opslagruimte en prijs De meeste aanbieders werken met staffels: hoe meer ruimte, hoe hoger de maandelijkse kost. Reken uit hoeveel ruimte je echt nodig hebt, in plaats van meteen het grootste pakket te nemen.
- Samenwerkingsmogelijkheden Werk je met een team? Dan is het handig als meerdere mensen tegelijk in documenten kunnen werken, bestanden kunnen delen en rechten kunnen instellen per gebruiker.
- Beveiliging Kijk naar versleuteling, zowel tijdens het versturen van bestanden als wanneer ze opgeslagen staan (encryptie “at rest” en “in transit”). Sommige aanbieders bieden ook end-to-end encryptie, waarbij zelfs de aanbieder zelf je bestanden niet kan inzien.
- Back-up en herstel Kan je eerdere versies van een bestand terughalen als iets per ongeluk overschreven of verwijderd wordt? Dit is vooral belangrijk als bescherming tegen menselijke fouten of een ransomware-aanval, iets wat ook aan bod komt bij de basis van cybersecurity voor kmo’s.
De grote internationale aanbieders
Google Workspace (Google Drive) Populair vanwege de naadloze integratie met Gmail en Google Documenten. Heeft Europese datacenters, onder meer in Belgie en Nederland.
Microsoft 365 (OneDrive) Sterk voor bedrijven die al met Office-programma’s werken. Beschikt over meerdere datacenters binnen de Europese Economische Ruimte.
Dropbox Eenvoudig in gebruik, met sterke synchronisatiefuncties, al is het aanbod minder uitgebreid qua samenwerkingstools dan Google of Microsoft.
Europese alternatieven
Steeds meer Belgische en Europese bedrijven kiezen bewust voor een volledig Europese aanbieder, zoals OVHcloud, Scaleway of lokale spelers zoals Combell. Het belangrijkste argument hierbij is niet zozeer de opslaglocatie zelf, maar de juridische structuur van het bedrijf.
Even een belangrijke nuance over de AVG
Je hoort vaak dat “de AVG verplicht dat je data in Europa staat”. Dat klopt niet helemaal. Volgens de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de officiรซle toezichthouder in Belgie, is een doorgifte van gegevens buiten de EU toegestaan zolang er passende waarborgen zijn. Dat kan bijvoorbeeld via een land met een zogenaamd “adequaatheidsbesluit” (zoals Zwitserland), via modelcontractbepalingen, of via andere erkende mechanismen. De GBA publiceerde hierover zelfs een aparte brochure specifiek voor kmo’s, “Wegwijs in de AVG voor KMO’s”.
Waar het wel om draait: ook als een Amerikaans bedrijf een datacenter in Europa heeft, kan de Amerikaanse CLOUD Act dat bedrijf verplichten om data af te geven aan Amerikaanse autoriteiten, ongeacht waar de data fysiek staat. Dat botst met de Europese regels rond gegevensbescherming. Dit is precies waarom veel Belgische bedrijven, zeker na de zogenaamde Schrems II-uitspraak, kiezen voor een aanbieder die zowel juridisch als fysiek volledig in Europa gevestigd is.
Kort gezegd: een Europese aanbieder is niet wettelijk verplicht, maar biedt wel meer juridische zekerheid, vooral als je met gevoelige klantgegevens werkt. Twijfel je over jouw specifieke situatie? De GBA biedt op haar website gratis informatie specifiek gericht op kmo’s.
Wat betekent dit praktisch voor jouw bedrijf?
- Werk je vooral met interne documenten en weinig gevoelige klantgegevens? Dan is een grote internationale aanbieder meestal een prima en gebruiksvriendelijke keuze.
- Verwerk je veel persoonsgegevens, bijvoorbeeld in de zorg, financiele sector of juridische dienstverlening? Dan is een Europese aanbieder het overwegen waard.
- Gebruik je AI-tools voor bedrijven die gekoppeld zijn aan je cloud opslag, bijvoorbeeld voor automatische samenvattingen of zoekfuncties? Check dan extra goed waar die AI-functies je gegevens verwerken, want dit raakt ook aan GDPR en AI.
Sluit dit aan bij NIS2?
Val je onder de Europese cybersecurity-richtlijn NIS2, of lever je diensten aan een organisatie die dat wel doet? Dan wordt de keuze van je cloud opslag nog relevanter. Zie onze uitleg over NIS2 voor meer details over wanneer dit voor jou van toepassing kan zijn.
Kort samengevat
Cloud opslag kiezen draait om een balans tussen gebruiksgemak, prijs, beveiliging en, steeds vaker, juridische zekerheid rond je gegevens. Voor de meeste kleine bedrijven volstaat een grote, betrouwbare aanbieder zoals Google of Microsoft. Werk je met gevoelige gegevens of wil je extra zekerheid, dan is een Europese aanbieder een serieuze overweging waard.
Dit artikel is met zorg samengesteld op basis van informatie van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en actuele gegevens over de CLOUD Act en cloudaanbieders. Regelgeving en het aanbod van providers veranderen regelmatig, check bij twijfel de website van de GBA of de actuele voorwaarden van je gekozen aanbieder.